Eventi e Covid-19: a che punto siamo?

Spunti di riflessione e ultime novità da Assoeventi

"Dal 4 marzo il settore degli eventi è rimasto chiuso e molto probabilmente sarà l'ultimo a riaprire"

Queste sono le parole di Michele Boccardi, presidente di Assoeventi-Confindustria, associazione di categoria delle aziende organizzatrici di eventi. E le previsioni per la seconda parte del 2020 non sono assolutamente positive: si parla di una perdita di fatturato del 100%.

Le premesse non sono le migliori e la situazione è molto delicata. D'altra parte com'è possibile ripartire se gli eventi sono il momento di assembramento per eccellenza?


Il quadro generale è abbastanza chiaro e le prospettive non sono tra le migliori. All'interno dell'organizzazione stessa degli eventi, bisogna ovviamente fare delle distinzioni molto importanti tra eventi. Ci sono meeting che possono tenersi anche in altre forme, senza necessariamente creare assembramenti di persone, e momenti che invece è preferibile spostare più avanti.


Spostare, riprogrammare, cancellare?

Se c'è una parola che è bene non venga pronunciata o pensata è cancellazione. Sebbene sia giusto valutare molte ipotesi, cancellare un evento che si è programmato e pensato nei minimi dettagli non è la soluzione. Tutti siamo spaventati dalla prospettiva del domani, però possiamo posticipare il nostro evento oggi per viverlo a pieno domani. Pertanto cerchiamo di riprogrammare e spostare il nostro evento per non perdere quanto fatto fino ad ora.

Ecco alcuni consigli generali divisi per settore e che, se interessati, possiamo approfondire meglio personalmente o in successivi post. La mia analisi prende in considerazioni delle macroaree di eventi: matrimoni, convegni/congressi, fiere.


MATRIMONI. Questo è il settore dove si registrano e si registreranno la maggior parte delle perdite in termini di fatturato, di impiego risorse umane, in collaborazioni tra aziende (se non consideriamo anche il vasto settore dello spettacolo e dei concerti). Ma non solo! Anche dal punto di vista dei clienti, gli sposi, ci sono attualmente malcontento, disorientamento con chiari segnali di scoraggiamento. D'altronde come potrebbe essere altrimenti? Credo sia facile immedesimarsi.

In questi lunghi mesi di lockdown ho seguito diversi webinar a tema wedding e il termine comune che caratterizza tutto l'indotto matrimonio è uno: spostare si, cancellare no!

Attualmente in molti consigliano di aspettare giugno prima di prendere una decisione su quando posticipare le proprie nozze: personalmente vi consiglio di sentire i vostri fornitori (in primis location e chiesa) per cercare insieme una nuova data. Il dilemma rimane: quando sarà il periodo migliore? La mia opinione personale è quella di ipotizzare una nuova data nel 2021 per coloro che avevano scelto una data primaverile-estiva. E lo dico per rimanere nella stagione dell'anno scelta in precedenza. Ovviamente il tutto dipende dall'incastro di tutto quello che era stato preventivato: fornitori vari, viaggio di nozze, casa... Per le coppie che avevano scelto una data più autunnale-invernale consiglio di aspettare a spostare e vedere come sarà la situazione a fine giugno, il termine definitivo del lockdown. Magari ipotizzare una nuova data nel 2021 e opzionarla potrebbe essere una buona idea, tenendo comunque ancora confermata la data originaria.

Ciò non toglie che ci si possa sposare anche ora (senza alcun posticipo quindi), in queste settimane: bisogna attenersi alle limitazioni date dal Governo e dagli enti locali.


La stessa logica è da seguire per altri eventi della vita quali battesimi, feste di laurea, compleanni.


CONVEGNI, CONGRESSI e MEETING. In questo settore ci sono buone premesse per poter tranquillamente riprogrammare i vari impegni. E con riprogrammare intendo proprio inventarsi un nuovo modo di realizzare l'evento pensato grazie alle tecnologie che abbiamo a disposizione. Tutte le aziende che forniscono servizi tecnologici per eventi si stanno specializzando in webinar, dirette ed e-learning. I convegni scientifici possono tranquillamente essere riadattati. In questo caso credo che la fantasia degli organizzatori possa farla da padrona.

E gli sponsor? Anche qui sono sicura che la riprogrammazione dell'evento consentirà di trovare nuove sinergie. Bisogna essere creativi in questo caso.

La mia esperienza. Attualmente sto proprio riprogrammando un evento di Novembre e che, per forza di cose, l'azienda per cui lavoro ha deciso di confermare in modalità virtuale. Va da sé che i costi per gli organizzatori siano diversi e che anche le fee di partecipazione andranno rimodulate, partendo dalla rimodulazione dell'intero budget (ricordate quando vi ho accennato del budget nel mio post sull'importanza della consulenza? Ecco l'articolo se ve lo siete perso).


FIERE. Quando parliamo di fiere il discorso si fa ancora più delicato: in questo settore abbiamo numeri notevolmente più alti rispetto ai convegni scientifici: dal budget al personale coinvolto, dai clienti ai fornitori oltre che i visitatori. Molte fiere sono state dapprima posticipate di qualche mese (come ad esempio il Vinitaly spostato due volte per poi essere definitivamente cancellato e posticipato al 2021), poi cancellate nella loro edizione 2020. Il trend attualmente rimane questo, in attesa di nuove disposizioni e decisioni.


Ma torniamo alla domanda con cui ho aperto il post: a che punto siamo? Momento di cauta ripartenza. Una ripartenza che, nel settore degli eventi, si traduce come una ripresa o meglio continuazione di quanto riprogrammato in versione online e virtuale. Per tornare all'evento tradizionale da svolgersi di persona dobbiamo ancora pazientare.


Attendiamo le evoluzioni sanitarie in primis e, conseguentemente, quelle lavorative. Nel frattempo pensiamo al nostro evento e a come vogliamo arricchirlo nei dettagli, nei momenti e, magari, mettere in pratica quell'idea che pensavamo irrealizzabile. I vostri consulenti possono senza dubbio esservi accanto e darvi i giusti consigli: io sono a disposizione :)


Al prossimo post!

SM

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