....ed evitare di essere colti impreparati!
Quello degli eventi è un mondo variegato e ricco di attività da gestire, tenere sotto controllo e portare avanti in parallelo. Non c'è una ricetta giusta ma ci sono clienti diversi con obiettivi specifici.
1. La parola chiave: pazienza
Non è immediato riuscire ad arginare il proprio ego quando si ha a che fare con clienti, più o meno esigenti. C'è sempre quella molla interiore che salta nel momento in cui si toccano tematiche delicate organizzative che non sono semplici da gestire; quando poi ci si sente dire frasi come "Che sarà mai? Che ci vuole a farlo? Si tratta di una cosa veloce.." può capitare di perdere il lume della ragione. Ma anche in questi casi il professionista cerca di mantenere tutta la calma possibile. Organizzare eventi di mestiere significa essere predisposti ad ascoltare l'altro e aiutarlo a capire quali idee siano migliori e quali sia meglio abbandonare. L'evento si costruisce assieme: bisogna aver chiaro che il planner non è un mago con la bacchetta magica che rende concreta l'idea. Certamente ha i mezzi e le conoscenze che consentono di realizzare al meglio ciò che il cliente immagina e tra questi la pazienza è un elemento chiave.
2. C'è sempre un piano B: la gestione dell'imprevisto
Chi organizza eventi sa che ci sono molte ipotesi da valutare per ogni scelta che viene fatta. E questo include anche la capacità di fornire alternative valide che possano essere quanto più vicine alle idee del cliente. Nella fase di pianificazione di un evento, nella mente di chi organizza c'è sempre una porticina in cui viene riposto un piano B: in caso di evento all'aperto c'è la soluzione al chiuso se piove, se al convegno ci sono più persone del previsto ci sono degli spazi con posti a sedere di riserva e così via per altri momenti che possono verificarsi. In questo modo, l'imprevisto (sempre dietro l'angolo in attesa di fare la sua entrata scenica) può essere tenuto a bada. E se il piano B non è fattibile ce ne sarà comunque uno C, D, E: le lettere dell'alfabeto sono molte!
3. Si sa quando inizia ma non quando finisce: la flessibilità
Non si può organizzare eventi di mestiere e non essere flessibili: sono due elementi nella vita del planner che vanno di pari passo. Il professionista è il primo ad arrivare e l'ultimo ad andare via. Arriva prima per assicurarsi che gli allestimenti siano quelli concordati e, in caso contrario, in tempo per poterli risistemare. Va da sé che il personale che lavorerà all'evento sarà convocato prima per un riepilogo delle attività da svolgere (il cosiddetto briefing). Tutti devono essere coordinati e in linea con il progetto dell'evento. Sarà presente durante la realizzazione dell'evento, spesso coinvolto in prima persona nella gestione degli ospiti e, infine, sarà l'ultimo ad andare via perché vuole assicurarsi che tutti siano stati bene. Scambierà tante parole con i partecipanti, ascolterà le loro impressioni, risolverà questioni organizzative e non, sarà sempre a disposizione. Ma soprattutto c'è un'affermazione che non rientra nel suo frasario: "non lo so!". Sa tutto e qualora non lo sapesse farà certamente di tutto per informarsi e dare la migliore risposta possibile.
4. "Stai tranquillo/a!"
Questa è l'affermazione che sentirete spesso dire a chi organizza eventi. Chi ha alle spalle un po' di esperienza, col tempo ha anche capito che andare in panico non serve a molto, se non a peggiorare le situazioni. La psicologia lo insegna: il panico porta con sé insicurezze e incapacità di pensare e agire in maniera lucida. Quindi cosa fare quando l'imprevisto girerà l'angolo per fare il suo ingresso trionfale durante il tuo evento? Un bel respiro e analizzare la situazione per trovare la soluzione migliore e immediata perché the show must go on! Essere tranquilli porta gli altri ad esserlo in automatico. Affidarsi a un professionista significa essere sicuri della gestione a 360° di tutti i momenti in programma. Questa regola è valida ancor più in eventi quali i matrimoni. Posso dire che le mie spose lo sono state ed è stata una delle affermazioni che ho spesso fatto loro!
5. Come inizia la giornata lavorativa? Pane e budget.
Ultimo punto (ma non in ordine di importanza) è la gestione del budget (avevo fatto un accenno al budget quando ho parlato di consulenza in questo articolo). Ovviamente c'è sempre un vincolo contrattuale tra il professionista e il cliente che ne determina l'impegno di entrambi. Ci sono molti modi per gestire un evento: un servizio completo significa impiegare il proprio tempo nella pianificazione dettagliata e poi seguirne tutta la realizzazione ad esempio. Ci sono anche dei tipi di servizi che prevedono solamente di seguire la realizzazione dell'evento oppure viceversa, seguire solo la pianificazione. Il tutto si riassume in numeri e cifre: il professionista sa interpretare queste cifre e ha la capacità di mettere ordine per far quadrare il tutto.
Una nota personale
Di motivazioni ce ne sarebbero tante altre ma sono di parte.
La verità è che io prima di intraprendere questo percorso lavorativo non avevo la minima idea di cosa significasse organizzare eventi. Anzi, associavo erroneamente quest'attività alle sole feste! Col tempo e con l'esperienza ho capito che si tratta di un mondo ricco di attività che insegna molto, fa conoscere persone, consente di viaggiare e scoprire nuovi luoghi. Ed è tremendamente vero che solo svolgendo un'attività del genere ci si rende conto di quanto il tempo sia prezioso.
Al termine di ogni evento rimane una cosa che va a sovrastare tutta la fatica e la frenesia organizzativa: la soddisfazione nel riuscire!
Vi lascio una piccola gallery di alcuni eventi realizzati ad oggi...
Al prossimo post.
SM